Jak ważne jest zarządzanie czasem, dlaczego warto mieć plan i co zrobić gdy nam przeszkadzają dystraktory – o tym rozmawiam z Agnieszką Makarow – autorką książki „Zarządzanie czasem w pigułce”.
Od czego zacząć naukę zarządzania czasem?
Od przemyśleń. Kiedy okazuje się, że nie radzimy sobie z organizacją czasu w ciągu dnia i czujemy, że brakuje nam pewnych istotnych umiejętności w tym zakresie warto się na chwilę zatrzymać, by to przeanalizować. Taka chwila może okazać się bardzo przydatna w określeniu, co stanowi nasz największy problem – wyrobienie w sobie pozytywnych nawyków, wyznaczanie priorytetów, radzenie sobie z dystraktorami czy może wszystko po trochu. W mojej książce zawarłam krótki test, który pozwoli to zweryfikować. Naukę zarządzania czasem można zacząć właśnie od tego, co sprawia nam największe trudności.
Jakie podstawowe błędy popełniamy, gdy planujemy swój czas?
Każdy z nas popełnia trochę inne błędy podczas codziennego planowania, a ich ilość potrafi być naprawdę pokaźna. Jest jednak kilka takich, które są powszechne i trudno byłoby znaleźć osobę, która się z nimi nie zetknęła. Wymienię tutaj tylko dwa pierwsze z ośmiu błędów, które opisuję w mojej książce: problem z ustaleniem priorytetów i odwlekanie. Myślę, że szczególnie ten drugi brzmi znajomo dla większości osób. Polega to na spychaniu najważniejszych (i często najmniej przyjemnych) zadań na sam koniec i wynajdywaniu setek czynności zastępczych, które ani trochę nie przybliżają nas do zrealizowania głównego cel. Brzmi znajomo? Na szczęście zarówno z tym, jak i z każdym innym błędem popełnianym podczas zarządzania czasem można sobie skutecznie radzić.
W swojej książce radzi Pani na co powinniśmy znaleźć czas. Na sen, aktywność fizyczną, zdrową dietę. A czemu kategorycznie nie powinniśmy poświęcać swego czasu?
To kwestia nie tylko bardzo indywidualna, ale również zmienna w czasie. Dlatego nie używałabym tutaj raczej słowa “kategorycznie”. Mogę jedynie zasugerować, by nie angażować się w rzeczy, które nic nie wnoszą do naszego życia albo odciągają nas od realizacji głównego celu.
Jednym z problemów dzisiejszego świata jest presja czasu i stres. Jak zarządzać czasem, gdy grunt wali nam się pod nogami?
Niestety w dobie ciągłego pośpiechu i pogoni za sukcesem taka sytuacja zdarza się niepokojąco często. Planowanie stanowi wówczas nie lada wyzwanie i nie ma w tym nic dziwnego – być może wzięliśmy na swoje barki odrobinę za dużo niż jesteśmy w stanie udźwignąć. W takim momencie kluczowe jest wnikliwe przyjrzenie się naszemu życiu (zarówno jego sferze zawodowej, jak i prywatnej) i zastanowienie się, jakie są nasze priorytety. Pomoże nam to wyeliminować niechciane obowiązki i skupić się na tym, co jest dla nas naprawdę ważne, a także wypracować zdrową równowagę pomiędzy życiem zawodowym a osobistym.
W książce przedstawia Pani wybrane narzędzia na podniesienie efektywności pracy i czasu. Które z nich są Pani zdaniem najefektywniejsze?
Nie chciałabym tutaj wymieniać jednego uniwersalnego narzędzia, które sprawdzi się w każdej sytuacji, ponieważ myślę, że takie coś po prostu nie istnieje. Warto dostosowywać metody, których używamy do naszych indywidualnych potrzeb i sytuacji, w której się znajdujemy. Każde z narzędzi służących do podnoszenia efektywności ma swoje mocne strony. Uważam, że szczególnie istotne jest wypróbowanie kilku z nich i wypracowanie swoich własnych sposobów na zarządzanie czasem. Jeśli chodzi o mnie, najczęściej korzystam z prostych metod planowania takich jak checklista czy tworzenie zapisków w podręcznym notatniku. Ostatnio bardzo użyteczne są dla mnie również aplikacje na telefon komórkowy. Za szczególnie ciekawe, choć niestety wymagające trochę więcej czasu i zaangażowania uważam natomiast mapy myśli.
Czy aplikacje do zarządzania czasem to nie jest kolejny pożeracz czasu? Może wystarczy kartka papieru i długopis?
Myślę, że w dużej mierze zależy to od osoby, która będzie korzystać z tych narzędzi. Warto wypróbować na własnej skórze przynajmniej jedną aplikację do zarządzania czasem, by przekonać się, czy jest to coś, co nam odpowiada. Podczas pisania książki przetestowałam kilkanaście takich programów, a siedem spośród nich opisałam szczegółowo. Tylko niektóre z nich zostały ze mną na dłużej – w moim przypadku okazało się, że im prostsza jest aplikacja, tym lepiej. Uważam jednak, że to bardzo indywidualna kwestia i warto samemu sprawdzić, co będzie dla nas najbardziej odpowiednie.
Co to są dystraktory, jak je pokonać i dlaczego warto?
Dystraktory to w skrócie wszystkie czynniki, które nas rozpraszają i odciągają od wykonywania zaplanowanego zadania. W naszym otoczeniu można znaleźć dziesiątki takich rzeczy, choć nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę. Należy wśród nich wymienić chociażby głośne powiadomienia w telefonie komórkowym, nieporządek w miejscu w pracy czy włączony komputer. Oczywiście pokonanie ich i tym samym zmiana swoich nawyków (często utrwalanych przez lata) nie jest prosta. Ten długotrwały proces warto zacząć od zmiany nastawienia. Często bywa tak, że dokładnie zdajemy sobie sprawę, co nas rozprasza, a mimo to nic z tym nie robimy. To dlatego, że dużo łatwiej i przyjemniej spędza się czas oglądając zabawne filmy w internecie lub rozmawiając ze znajomymi. Należy uświadomić sobie, że takie czynności nie przybliżają nas do realizacji zadania. Kiedy już uda nam się wyeliminować wszystkie lub choćby część dystraktorów z naszego życia, odczujemy kolosalną różnicę – niewielkim kosztem zwiększymy swoją efektywność i oszczędzimy mnóstwo czasu.
Jak Pani planuje swój dzień? Co jest w tym planowaniu najważniejsze?
Jestem obecnie na ostatnim roku studiów lekarskich, więc moje codzienne planowanie sprowadza się do stworzenia dobrego planu nauki i powtórek, w którym znajdzie się również czas na odpoczynek, porządną dawkę snu i aktywność fizyczną. Moim priorytetem jest teraz zdanie wszystkich egzaminów, dlatego większość moich dni wygląda dość monotonnie. Oczywiście zdarza mi się popełniać różnego rodzaju błędy w zarządzaniu czasem, ale staram się je powoli, jeden po drugim eliminować. Myślę, że właśnie to jest najważniejsze w organizacji czasu – codzienne doskonalenie własnego planu metodą prób i błędów.
Rozmawiała Katarzyna Magdalena Domańska
Agnieszka Makarow, Zarządzanie czasem w pigułce
Wydawnictwo Samo Sedno, Warszawa 2018, s. 208.
FOT. Agnieszka Szuba
Wywiad powstał we współpracy z wydawnictwem Samo Sedno